Чек-лист: Прозорість та облік гуманітарної допомоги (ГД)
Цей інструмент розроблений для забезпечення повного циклу контролю — від моменту отримання вантажу до передачі кінцевому бенефіціару. Використовуйте цей перелік для щоденної перевірки повноти документації.
(Для керівників гуманітарних штабів та відповідальних осіб)
1 Етап: Отримання та оприбуткування ГД
|
Що перевірити |
Дія/Документ |
|
Підстава |
Наявність супровідних документів від донора (інвойс, дарчий лист, акт прийому-передачі). |
|
Комісійність |
Огляд вантажу проведено комісією (не менше 3 осіб) із залученням представників різних підрозділів. |
|
Актування |
Складено Акт про отримання ГД із зазначенням ваги, кількості та термінів придатності продуктів/ліків. |
|
Облік |
Наказ про призначення матеріально відповідальної особи (МВО) за склад. |
2 Етап: Зберігання та інвентаризація
|
Що перевірити |
Дія/Документ |
|
Розподіл |
ГД зберігається окремо від власних запасів установи (маркування «Гуманітарна допомога»). |
|
Журнал обліку |
Наявність пронумерованого та прошнурованого Журналу реєстрації складського обліку. |
|
Контроль залишків |
Щомісячне проведення звірки фактичних залишків із книгами обліку бухгалтерії. |
3 Етап: Розподіл та видача
|
Що перевірити |
Дія / Документ |
|
Адресність |
Наявність рішення (протоколу комісії) про розподіл допомоги конкретним категоріям осіб. |
|
Підтвердження |
Відомості про видачу містять ПІБ, паспортні дані/РНОКПП та особистий підпис отримувача. |
|
Фотофіксація |
(За можливості) Наявність фотозвітів процесу видачі для донорів та громадськості. |
Календар контрольних точок обліку ГД
Для стабільного контролю в умовах великого обсягу допомоги, МВО та керівники підрозділів мають дотримуватися наступного графіка:
|
Термін |
Контрольна точка |
Відповідальність |
|
Щоденно |
Звірка накладних на видачу із залишками на складі. |
Завідувач складу / МВО |
|
Щотижня |
Оприлюднення оперативної інформації про обсяг отриманої ГД на офіційних ресурсах. |
Пресслужба / Адмін сайту |
|
Щомісяця (до 5 числа) |
Подання до бухгалтерії Звіту про використання ГД для списання з обліку. |
Матеріально відповідальна особа |
|
Щоквартально |
Проведення повної інвентаризації складів ГД комісією РДА. |
Інвентаризаційна комісія |
Типові помилки та порушення при роботі з ГД
|
Помилка |
Ризик |
Рекомендація |
|
Відсутність ваги/кількості |
Складнощі при списанні, підозра в розкраданні. |
Обов'язково зважувати або перераховувати товар одразу при розвантаженні. |
|
Видача без підпису |
Неможливість довести факт отримання допомоги людиною. |
Використовувати встановлену форму відомості. Жодних «списків на словах». |
|
Змішування ГД |
Помилкове використання гуманітарки для господарських потреб установи. |
Заборонено. ГД має йти лише на статутні цілі або допомогу населенню. |
Публічність — це ваш захист: Своєчасне публікування звітів про отримання та розподіл допомоги знімає більшість питань з боку правоохоронних органів та громадськості.
Для працівників: Чек-лист є обов'язковим додатком до внутрішніх регламентів роботи логістичного хабу РДА. Навіть за відсутності штатного внутрішнього аудитора, самоконтроль за цими пунктами є пріоритетом №1.
